Důvodů pro organizaci udržitelné akce může být hned několik: šetření zdrojů a životního prostředí, zvýšení prestiže vaší firmy, udávání tónu dnešních trendů anebo zvýšení povědomí o problémech životního prostředí a jejich řešení. Tedy organizovat akce, meetingy nebo třeba firemní teambuildingy udržitelně je v podstatě nová černá. Přesto ale sousloví „udržitelná akce” působí složitě. My vám však ukážeme, že to složité vůbec být nemusí, naopak vám zohlednění udržitelnosti při plánování vaší akce může přinést mnoho výhod.

Pojďme si ukázat jak udržitelnou akci zorganizovat

Plánování udržitelné akce

Před samotným plánováním akce promyslete, zda je nutné sejít se osobně. Nestačil by k vyřešení záležitostí jednoduchý virtuální meeting? Pokud však dojdete k názoru, že osobní setkání bude efektivnější, začněte plánovat co nejdříve. Nejen že díky tomu budete mít čas vybrat tu nejvhodnější variantu, ale také budete mít větší prostor zhodnotit různé parametry a vlivy a podaří se vám i ušetřit přírodní zdroje a minimalizovat emise. 

Vyberte takovou lokaci pro vaši akci, kam se  její hosté či návštěvníci mohou  jednoduše dopravit a minimalizovat emise tím, že využijí vlakovou dopravu či MHD, popřípadě chůzi. Nezapomeňte hostům také zařídit místo pro uskladnění kol, kdyby preferovali tuto možnost dopravy. 

Pro svou akci využijte moderní šetrné budovy, jež jsou energeticky efektivní, úsporně hospodaří s vodou a využívají principy cirkulární ekonomiky. Nezapomeňte také zjistit, zda je možné v budově třídit odpad, popřípadě, zda probíhá její úklid ekologicky.  

Pro ubytování hostů využijte hotely, které mají svou CSR strategii nebo, pokud vám to počet návštěvníků dovolí, menší hotely. Podpoříte tím malé podnikatele a hostům nabídnete lokální, příjemnou atmosféru. 

Až budete své návštěvníky na akci zvát, komunikujte elektronicky.  Podklady pro meeting nebo vzdělávací materiál shromážděte online a poskytněte k nim účastníkům přístup už před akcí i po akci, aby si materiály nemuseli tisknout a měli k nim přístup kdykoli. Můžete zařadit i upozornění, aby každý účastník zvážil nutnost tisku dokumentu. Materiály a komunikaci, kterou nelze vést online, tiskněte na recyklovaný papír dvoustranně, čímž minimalizujete náklady a ušetříte papír.  

Vybírejte takové dárky pro řečníky a návštěvníky, které nebudou vytvářet nadbytečný odpad. Můžete například věnovat peníze na dobrou věc nebo prospěšný projekt. Takovými projekty jsou i projekt Nový prales, který za peníze, jež projektu darujete, přetvoří smrkovou monokulturu v přirozený český les, případně můžete podpořit výsadbu stromů v České republice nebo si vyberte projekt, který je vaší společnosti blízký. Jestli se rozhodnete zůstat u dárků, vyberte takové, které vaši návštěvníci opravdu využijí a byly vyrobeny eticky

Zásadní součástí každého meetingu a akce je catering. I ten může být zajištěn s minimální  ekologickou stopou a můžete při tom podpořit lokální střední a malé podnikatele. Pro občerstvení vyberte nebalené, čerstvé lokální potraviny pocházející z ekologické produkce, která klade důraz na péči o půdu a dobré podmínky pro chovná zvířata. Ačkoli poskytovatel cateringu se mnohdy postará o většinu starostí kolem občerstvení, ujistěte se, že vybraný dodavatel nebude používat jednorázové nerecyklovatelné nádobí. Pokud je to možné, zvolte skleněné nádobí, případně recyklovatelné příbory a talířky. K pití upřednostněte kohoutkovou vodu, velká balení tekutin (nejlépe Fair Trade a bio) a vyhněte se malým lahvím balené vody či plastovým kelímkům. Nabídněte svým hostům i vegetariánskou (či veganskou) variantu stravy, která zásadně minimalizuje emise vynaložené na výrobu vašeho jídla. 

Díky těmto jednoduchým krokům se vaše akce zařadí mezi udržitelné eventy a bude odpovídat současným trendům. Naše akce a konference také plánujeme dle těchto zásad, proto vám rádi v této oblasti pomůžeme. Napište nám na info@blf.cz a získejte přístup k odborným konzultacím a jiným členským výhodám.